Dieses Dokument beschreibt das Vorgehen, um Umlagetabellen für die Kostenrechnung zu erstellen. Für die Applikation Abacus besteht die Möglichkeit, sämtliche Stunden in die Lohnbuchhaltung zu übergeben; eine Übergabe der Leistungen in die Kostenrechnung entfällt damit.

Lohnbuchhaltung

Für jeden Mitarbeitenden muss die Personal-Nr. gemäss Lohnbuchhaltung Daten hinterlegt sein. Mitarbeitende ohn Personal-Nr. werden nicht übergeben. Weitere Informationen siehe Mitarbeiter.

Für jede Leistungsart muss die Lohnart gemäss Lohnbuchhaltung hinterlegt sein. Leistungsarten ohne Lohnart werden nicht übergeben. Weitere Informationen siehe Leistungart.

Um die Umlagetabellen zu erstellen, wählen Sie die Funktion
Leistungserfassung->Periodische Arbeiten->Umlagetabelle erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Option Lohndaten exportieren markiert haben

Kostenrechnung

Für jede Organisationseinheit muss die Hilfskostenstelle Personalkosten hinterlegt sein. Weitere Informationen siehe Geschäftsbereich.

Für jeden Mitarbeiter müssen die nachfolgenden Daten hinterlegt sein. Weitere Informationen siehe Mitarbeiter.

• im Register Details ist der Geschäftsbereich (siehe Organisationseinheit ) oder die Hilfskostenstelle Personalkosten (KST Lohnkosten) zu definieren;
• im Register Jahresdaten ist für das entsprechende Buchungsjahr der Jahreslohn zu erfassen. Beim Jahreslohn handelt es sich um den gleichen Betrag, welcher in der Lohnbuchhaltung auf die Hilfskostenstelle Personalkosten verbucht wird.

Um die Umlagetabellen zu erstellen, wählen Sie die Funktion
Leistungserfassung->Periodische Arbeiten->Umlagetabelle erstellen

1. Wählen Sie das entsprechende Zielschema (Fachapplikation), z.B. Abacus, Ruf oder GemoWin.
2. Erfassen das Buchungsjahr, welches abgerechnet werden soll.
3. Erfassen Sie die Nummer der Hilfskostenstelle, welche entlastet werden soll.
4. Erfassen Sie das Konto oder die Kostenart, auf welche die Umlagekosten gebucht werden gemäss Ihrem Kontenplan sowie eine Bezeichnung für die Umlagebuchung, z.B. Umlage Personalkosten. Entsprechend der Konzeption Ihrer Fachapplikation kann die Entlastung resp. Belastung auf unterschiedliche Konten erfolgen.
5. Klicken Sie auf die Befehlstaste Ausführen, um eine Textdatei mit den entsprechenden Buchungssätze zu erstellen. Diese Textdatei kann anschliessend in der entsprechenden Fachapplikation eingelesen werden.
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für jede Hilfskostenstelle, die entlastet wird, i.d.R. die Kostenstellen Personalkosten Gemeinderat, Personalkosten Verwaltung, Personalkosten Hauswartung, etc.